Навіны

Выконваючы пратакол даручэнняў дырэктара Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Алега Воінава па выніках рабочага візіту ў дзяржаўныя архіўныя ўстановы Віцебскай вобласці ад 7 чэрвеня 2023 года, калектыў супрацоўнікаў дзяржаўных архіваў Віцебскай вобласці 28 верасня 2023 г. архіва і Беларускага навукова-даследчага цэнтра электроннай дакументацыі (БелНДЦЭД) з арганізацыямі-крыніцамі камплектавання па пытаннях забеспячэння захаванасці электронных дакументаў і перадачы іх на пастаяннае захоўванне.

У рамках абмену досведам былі разгледжаны актуальныя пытанні ў галіне вядзення электронных дакументаў і іх архіўнага захоўвання.


Загадчык аддзела справаводства і фарміравання Нацыянальнага архіўнага фонду НАРБ Таццяна Шаўчэнка расказала пра асноўныя патрабаванні да афармлення электронных дакументаў у арганізацыях – крыніцах камплектавання архіва і агучыла найбольш тыповыя памылкі, якія выяўлены ў працэсе аказання арганізацыям метадычнай дапамогі ў ходзе падрыхтоўкі электронных дакументаў для перадачы на пастаяннае захоўванне. Падзялілася досведам працы з праграмным прадуктам «Ведамасны архіў». Прадэманстравана ўзаемасувязь наменклатуры спраў арганізацыі і электроннага дакументазвароту.

Загадчыца аддзела камплектавання БелНІЦЭД Вольга Жук яшчэ раз падкрэсліла неабходнасць выканання нарматыўнага рэгулявання і практыкі работы ў сферы электроннага дакументаабароту, архіўнага захоўвання электронных дакументаў і інфармацыйных рэсурсаў у дзяржаўных органах, іншых арганізацыях. Агучыла патрабаванні да экспертызы каштоўнасці дакументаў у электронным выглядзе, электронных дакументаў і інфармацыйных рэсурсаў; звярнула ўвагу на неабходнасць строгага захавання Рэгламенту работы інфармацыйнай сістэмы архіва электронных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь. Асаблівы акцэнт быў зроблены на тое, што электронны дакументаабарот з'яўляецца састаўной часткай агульнага працэсу ДАУ арганізацыі, а ўлік і выкарыстанне электронных дакументаў у дзяржаўных архівах уяўляе сабой адзіны комплекс з падобнымі відамі работ для дакументаў на традыцыйных (папяровых) носьбітах.

Намеснік дырэктара Алена Стуканава прадэманстравала працэс і вынікі перадачы электронных дакументаў на пастаяннае захоўванне ад арганізацый - крыніц камплектавання НАРБ. На прыкладзе працэсу перадачы дакументаў Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь, які адбываецца зараз, былі прадэманстраваны асноўныя недахопы, з якімі сутыкаецца архіў у ходзе перадачы на пастаяннае захоўванне электронных дакументаў. У выніку ўдалося абмеркаваць прынцыпы іх выяўлення і спосабы пераадолення.

Таксама на сустрэчы прысутнічала намеснік дырэктара па навуковай рабоце БелНІЦЭД Любоў Сігневіч, якая падзялілася вопытам супрацоўніцтва з НАРБ і НЦЭУ па актуальных пытаннях работы праграмнага модуля "Ведамасны архіў", прадэманстравала ўзаемасувязь паміж Аўтаматызаванай інфармацыйнай сістэмай дзяржаўнага архіва і архіўным захоўваннем электронных дакументаў.

Паміж калегамі адбылося абмеркаванне праблем, звязаных з вядзеннем гібрыдных спраў, шляхоў пераадолення памылак у вядзенні электронных спраў да моманту ўкаранення праграмнага прадукта "Ведамасны архіў".