Архіўная справа адыгрывае важную ролю ў захаванні гісторыка-культурнай спадчыны Рэспублікі Беларусь. Дзяржаўныя архівы забяспечваюць захаванасць дакументальных сведчанняў мінулага, садзейнічаюць вывучэнню гісторыі краіны і фарміраванню гістарычнай памяці грамадства.
Ні для кога не сакрэт, што ў дзяржаўныя архівы паступаюць на захоўванне дакументы ўстаноў, арганізацый і прадпрыемстваў адпаведнага рэгіёна. Аднак далёка не ўсім вядома, што побач з ведамаснымі архіўнымі комплексамі на тых жа стэлажах размяшчаюцца дакументы, якія ўтварыліся ў працэсе жыцця і дзейнасці асобнага чалавека ці сям'і. Часцяком такія матэрыялы маюць гістарычнае, навуковае, сацыяльнае, эканамічнае, палітычнае ці культурнае значэнне і складаюць адмысловы пласт беларускай архіўнай спадчыны.
У дзяржаўныя архівы Віцебскай вобласці першыя дакументы асабістага паходжання былі прыняты ў 1990 годзе. Напрыклад, на захоўванне паступілі дакументы Сімакова Мартына Сцяпанавіча, падпалкоўніка ў адстаўцы, удзельніка Вялікай Айчыннай вайны (кароткая аўтабіяграфія, аўтабіяграфічныя ўспаміны, асабістая кніжка лётчыка, фатаграфія, выразкі з газет з нататкамі аб Сімакаве М.С.).
На дадзены момант у дзяржаўных архівах залаты фонд такіх дакументаў складаюць 15634 справы. Гэта дакументальныя матэрыялы дзеячаў літаратуры і мастацтва, навукі, кіруючых работнікаў, ветэранаў вайны і працы, жыццёвы і працоўны шлях якіх звязаны з Віцебшчынай. Сярод іх - Зінаіда Канапелька, Святлана Акруговая, Фёдар Шмакаў, Фелікс Гумен, Давід Сімановіч, Аркадзь Маўзон, Аркадзь Гоман, Сяргей Шабашоў і іншыя.
Таксама ў фондах Дзяржаўнага архіва Віцебскай вобласці ёсць дакументы дзяржаўных і партыйных дзеячаў: Бяляўскага Паўла Пятровіча, намесніка старшыні Віцебскага аблвыканкама, старшыні Камітэта па кінематаграфіі Савета Міністраў БССР, члена Саюза журналістаў СССР і БССР; Рубіса Пятра Ягоравіча, старшыні Віцебскага аблвыканкама; Шабашова Сяргея Міхайлавіча, першага сакратара Віцебскага абкама КПБ, ганаровага грамадзяніна г. Віцебска.
Аснову асабістых фондаў складаюць дакументы службовай, творчай, грамадскай дзейнасці, аўтарскія рукапісы літаратурных і музычных твораў, эцюды, накіды і замалёўкі мастакоў, тэксты роляў, фатаграфіі акцёраў у ролях і сцэнах са спектакляў і іншае.
У дзяржаўных архівах ствараюцца і сямейныя фонды. Прыкладам таму можа з'яўляцца фонд тэатральнага дзеяча, драматурга, заслужанага дзеяча мастацтваў БССР Дорскага Іосіфа Львовіча і народнай артысткі БССР Бялінскай Марыі Сяргееўны.
Адмысловае месца ў архіўных калекцыях прыналежыць лістам, фатаграфіям і дакументам з дароўнымі надпісамі. Так, у фондзе Давіда Сімановіча захоўваюцца лісты Васіля Быкава, Уладзіміра Караткевіча, Еўдакіі Лось, а ў фондзе драматурга, члена Саюза пісьменнікаў СССР і БССР Аркадзя Маўзона - лісты Уладзіміра Корш-Сабліна.
Сёння ў дзяржаўных архівах Віцебскай вобласці на захоўванні знаходзяцца дакументы 179 творчых асоб, перададзеныя бязвыплатна і без якіх-небудзь абмежаванняў у іх выкарыстанні.
Камплектаванне дзяржаўных архіваў дакументамі асабістага паходжання дазваляе захаваць неацэнныя сведчанні жыцця і дзейнасці людзей, якія ўнеслі ўклад у развіццё краіны. Гэтыя матэрыялы не толькі папаўняюць Нацыянальны архіўны фонд Рэспублікі Беларусь, але і служаць важнай крыніцай для навуковых даследаванняў, захавання гістарычнай памяці і перадачы культурнай спадчыны будучым пакаленням.